Ein System zur Belegungserfassung bietet einen Überblick über die Auslastung der Arbeitsplätze und gewährt wertvolle Einblicke in die Nutzung der Büroflächen.
AUF EINEN BLICK
- Statusinformationen zur Arbeitsplatzbelegung
- Auslastungsanalysen (historisch und in Echtzeit)
PROBLEMSTELLUNG
Ungenutzte oder zu stark ausgelastete Arbeitsbereiche – Büroflächen werden in der Regel nicht effektiv genutzt. Da Büroräume einer der größten Kostenfaktoren für Unternehmen darstellen, ist die effiziente Nutzung der verfügbaren Flächen von entscheidender Bedeutung. Ohne eine verlässliche Ermittlung der Arbeitsplatzbelegung haben Unternehmen jedoch Schwierigkeiten, ein flexibles, agiles und flächeneffizientes Büroportfolio zu verwirklichen.
LÖSUNG
Ein System zur Belegungserfassung bietet Mitarbeitern eine komfortable Möglichkeit, einen freien Arbeitsplatz zu finden. Eine App oder ein Touchscreen-Terminal kann Nutzern belegte und unbesetzte Arbeitsplätze anzeigen und ihnen ermöglichen, einen Schreibtisch für sich zu reservieren. Darüber hinaus vermittelt die Lösung der Unternehmensführung und dem Facility Management ein klares Verständnis dafür, wie die Arbeitsplätze tatsächlich genutzt werden. Diese tatsächliche Nutzung kann dann z.B. für die Reinigung der Büroflächen berücksichtigt werden.
Bei diesem Lösungsansatz wird die Belegung passiv erfasst, ohne dass die Mitarbeiter einen zusätzlichen Tag wie einen Beacon bei sich tragen müssen. Durch die Identifizierung von steigender bzw. abnehmender Auslastung der Arbeitsplätze liefert das System wertvolle Daten, um festzustellen, ob die Arbeitsbereiche den Anforderungen gerecht werden und um ggf. Anpassungen für eine optimierte Nutzung der Büroflächen vorzunehmen.
TECHNISCHE UMSETZUNG
Bluetooth Low Energy (BLE) Beacons mit integrierter Bewegungssensorik werden an den Bürostühlen befestigt. Eine geringe Anzahl von infsoft Locator Nodes wird in den zu überwachenden Bereichen installiert. Optional kann die Reichweite durch den Einsatz von infsoft 360° Antennen noch erweitert werden. Ob ein Bürostuhl zum aktuellen Zeitpunkt belegt ist, wird über den hochsensiblen Bewegungssensor des Beacons registriert. Um ein zu schnelles Freigeben des Platzes (z.B. bei Kaffeepausen) zu verhindern, gibt es die Möglichkeit, einen Zeitraum zu definieren, für dessen Dauer der Arbeitsplatz auch ohne Bewegung noch im System reserviert bleibt. Die Locator Nodes erfassen die eingehenden Bluetooth-Signale der Beacons und leiten die Daten an die infsoft LocAware platform® weiter, wo sie intelligent verarbeitet werden. Via infsoft Sensors können die Echtzeit-Belegungsinformationen auf einer Gebäudekarte dargestellt werden.
infsoft Analytics ermöglicht es Administratoren, auf die Daten zuzugreifen, um über visuelle Heatmaps und andere individuell anpassbare Reporting-Funktionen Einblicke in die Raumnutzung zu erhalten.
