infsoft CAFM
Ein professionelles Flächen- und Facility Management erfordert heute mehr als die reine Verwaltung von Räumen, Arbeitsplätzen und Grundrissen. Unternehmen benötigen eine verlässliche Datengrundlage, transparente Prozesse und intelligente Workflows, um Flächen effizient zu planen, Services bedarfsgerecht zu koordinieren und Standortverantwortliche bei operativen sowie strategischen Entscheidungen zu unterstützen.
Flächenverwaltung und digitaler Zwilling
infsoft CAFM bildet Gebäude, Räume und Arbeitsplätze in einem digitalen Zwilling ab. Auf Basis digitaler Grundrisse und eines strukturierten Datenmodells lassen sich Flächen zentral verwalten und mit relevanten Informationen wie Kapazitäten, Belegungsdaten, Kostenstellen oder Sensorzuordnungen anreichern.
Flächenbezogene Services und Move-Prozesse
Standort- und flächenbezogene Serviceprozesse lassen sich zentral und effizient steuern. Dazu gehören insbesondere Move-Prozesse für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen – inklusive Planung, Anforderungen, Terminen sowie automatisierten Aufgaben für beteiligte Teams und Dienstleister.
Sensorik, Belegung und Analytics
Live-Belegungsdaten werden mit intelligenten Analysen kombiniert. Sensoren erfassen die tatsächliche Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen und schaffen Transparenz über Auslastung, No-Shows und Flächennutzung. In Verbindung mit infsoft Analytics entstehen datenbasierte Dashboards und Reports zur Optimierung von Flächen und Workplace-Prozessen.
Die gewonnenen Daten können den unterschiedlichen Stakeholdern zielgruppengerecht aufbereitet zur Verfügung gestellt werden.
Zu den Nutzergruppen zählen unter anderem:
Real Estate Management
Real Estate Teams erhalten eine konsolidierte Sicht auf das Flächenportfolio. Sie können Sites, Gebäude, Etagen und Räume strukturiert verwalten, Kapazitäten bewerten und strategische Entscheidungen zu Flächenbedarf, Konsolidierung, Reorganisation oder Standortentwicklung auf Basis verlässlicher Daten treffen.
Facility Management
Facility Management Teams profitieren von klaren Prozessen, digitalen Grundrissen und flächenbezogenen Serviceinformationen. Reinigungs-, Wartungs-, Umzugs- oder Ausstattungsprozesse können nachvollziehbar koordiniert und mit konkreten Räumen, Arbeitsplätzen oder Bereichen verknüpft werden.
Workplace Management
Workplace Teams können Arbeitsplatzzuweisungen, Desk-Verfügbarkeiten, Belegungsfaktoren und Move-Prozesse zentral steuern. Die Plattform unterstützt sowohl operative Einzelumzüge als auch größere organisatorische Veränderungen wie Team- oder Abteilungsumzüge.
Siteverantwortliche
Standortverantwortliche erhalten einen schnellen Überblick über aktuelle Flächennutzung, offene Serviceprozesse, laufende Moves, Kapazitäten und standortspezifische KPIs. Alle Informationen beziehen sich auf den jeweils ausgewählten Kontext, beispielsweise Site, Gebäude oder Etage.
Dienstleister
Externe oder interne Dienstleister können in definierte Prozessschritte eingebunden werden. Dazu gehören beispielsweise Umzugsunternehmen, Reinigungsteams, IT-Support, Poststellen, Beschilderungsteams oder Facility Services. Aufgaben, Benachrichtigungen und Statusinformationen können über Checklisten und Workflows gesteuert werden.
Funktionsumfang des infsoft CAFM
Flächen- &
Raumverwaltung
Verwaltung von Sites, Gebäuden, Etagen, Räumen, Arbeitsplätzen, Kategorien, Kapazitäten, Quadratmetern, Belegungsfaktoren und zusätzlichen Attributen.
Arbeitsplatz- & Mitarbeiterzuordnung
Abbildung von Mitarbeiterzuordnungen, Abteilungsstrukturen, Managerdaten und Arbeitsplatzbelegungen. Synchronisation der Mitarbeiterdaten aus Systemen wie Entra ID oder HR-Lösungen.
Checklisten & Prozessvorlagen
Konfigurierbare Checklisten für unterschiedliche Move- und Serviceprozesse. Aufgaben können manuell bearbeitet oder mit automatisierten Aktionen verbunden werden.
Move Employee
Abbildung einzelner Mitarbeiterumzüge mit Zielbereich, gewünschtem Umzugsdatum, Anforderungen, Checkliste, Statusverfolgung und Abschlusslogik.
Move Employees
Koordination von Umzügen mehrerer Mitarbeiter, beispielsweise bei Teamveränderungen, Reorganisationen oder standortbezogenen Anpassungen.
Move Department
Unterstützung von Abteilungsumzügen mit Bezug auf organisatorische Daten, Zielbereiche, Kapazitäten und beteiligte Stakeholder.
Servicekoordination mit Flächenbezug
Koordination von Services wie Reinigung, Umzug, Arbeitsplatzvorbereitung, Beschilderung, IT-Ausstattung, Postfach, Locker oder weiteren standortspezifischen Anforderungen.
Aktivitätsprotokoll & Audit Trail
Nachvollziehbare Dokumentation von Statusänderungen, erledigten Aufgaben, Benachrichtigungen, E-Mail-Aktionen und weiteren prozessrelevanten Aktivitäten.
Integrationen &
Analytics
Bidirektionale Integration mit Systemen wie ServiceNow, Entra ID, HR- und Ticketing-Lösungen. Analytics ermöglichen Auswertungen zu Flächennutzung, Auslastung, No-Shows und Optimierungspotenzialen.
Umsetzung
Die Grundlage von infsoft CAFM bildet der digitale Gebäude- und Flächenzwilling innerhalb der infsoft LocAware platform®. Über den infsoft Maps Editor können Grundrisse erstellt, importiert oder verarbeitet werden. Je nach Ausgangslage können beispielsweise AutoCAD-Dateien, Revit-basierte Daten, GeoJSON-Strukturen oder bestehende CAFM-/Real-Estate-Datenquellen eingebunden werden. Zentrale räumliche Einheiten werden als Space IDs verwaltet. Eine Space ID beschreibt eine gemappte und georeferenzierte Fläche innerhalb der Plattform. Sie kann mit Attributen wie Raumtyp, Kapazität, Quadratmetern, Belegungsfaktor, Arbeitsplatzanzahl, Abteilungszuordnung, Sensorreferenzen oder Serviceinformationen angereichert werden.
Die CAFM-Datenstruktur kann hierarchisch aufgebaut werden, zum Beispiel:
Region → Land → Site → Gebäude → Etage → Raum / Fläche → Arbeitsplatz
Diese Struktur ermöglicht sowohl die Verwaltung globaler Portfolios als auch die operative Bearbeitung einzelner Gebäude, Etagen oder Räume.
Prozessbezogene Funktionen werden durch infsoft Automation unterstützt. Dadurch lassen sich Checklisten, manuelle Aufgaben, automatische Benachrichtigungen, E-Mails, API-Aufrufe, Statuswechsel und Integrationen mit Drittsystemen abbilden. Aktivitäten werden nachvollziehbar protokolliert und können als Audit Trail für Move- und Serviceprozesse genutzt werden.
Optional können infsoft AI Occupancy Sensoren eingebunden werden. Diese liefern Belegungsinformationen, die für Auto-Release-Prozesse, No-Show-Erkennung, bedarfsorientierte Reinigung oder strategische Flächenanalysen genutzt werden können.
Ergänzende Hardware für CAFM- und Move-Prozesse
Für klassische CAFM- und Move-Prozesse ist keine Sensorik zwingend erforderlich. Wenn Belegungsdaten, No-Show-Erkennung, Auto-Release-Funktionen oder nutzungsbezogene Services eingebunden werden sollen, kann folgende Hardware eingesetzt werden:
