Mitarbeiter benötigen Zugang zu geeigneten Arbeitsplätzen, egal ob sie täglich im Büro arbeiten oder nur gelegentlich vor Ort sind. Stets den Überblick über die anwesenden Personen zu haben und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu einem angemessenen Arbeitsplatz haben, kann eine anspruchsvolle Aufgabe für Unternehmen sein – insbesondere in Zeiten, in denen moderne, flexible Arbeitsplatzmodelle zunehmend an Bedeutung gewinnen. Eine der besten Möglichkeiten zur Bewältigung dieser Problematik ist der Einsatz eines Systems zur Erfassung der Arbeitsplatzbelegung. Wie solche Systeme aussehen können und wie sie in Geschäfts- und Bürogebäuden zu beträchtlichen Einsparungen und einem besseren Flächenmanagement führen können, erfahren Sie in unsem Blogbeitrag.
VERSCHIEDENE ARTEN VON BELEGUNGSSENSOREN
Es gibt verschiedene Methoden zur Erfassung der Arbeitsplatzbelegung. Einige Systeme erfordern, dass Geräte wie Mobiltelefone oder Identifikations-Tags (z.B. Beacons, RFID-Tags) von den Mitarbeitern mitgeführt werden. Demgegenüber stehen Systeme mit Sensoren wie z. B. Passiv-Infrarot (PIR), die es ermöglichen, Belegungsinformationen zu erfassen, ohne dass der Benutzer etwas bei sich tragen muss. Eine gute Wahl für viele Unternehmen kann die Verfolgung der Auslastung mittels Sensoren sein, die an den einzelnen Arbeitsplätzen installiert sind, da sie präzise und anonyme Ergebnisse liefern. Diese Methode ist besonders unauffällig und beeinträchtigt den Arbeitsablauf im Büro in keiner Weise, insbesondere wenn die Sensoren an der Unterseite des Schreibtisches oder des Stuhls angebracht sind. In diesem Anwendungsfall zeigen wir eine vielversprechende, kostengünstige und wartungsarme Methode, die demonstriert, wie BLE Beacons mit integriertem Bewegungssensor in einem passiven System zur Messung der Arbeitsplatzbelegung eingesetzt werden können.
BEISPIELE FÜR UNTERSCHIEDLICHE METHODEN ZUR ERFASSUNG DER ARBEITSPLATZBELEGUNG
Generell sollten bei der Auswahl einer Technologie immer die eigenen Genauigkeitsanforderungen (z. B. Raumebene, Arbeitsplatzebene, Personenzahl) sowie Einschränkungen oder Nachteile für bestimmte Sensoren berücksichtigt werden (bspw. erkennen PIR-Sensoren keine ruhenden Objekte, Bildgebungssysteme sind ausgereifter, aber auch teurer, usw.). Es kann auch sinnvoll sein, verschiedene Arten von Sensoren zu kombinieren, um abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse eine präzise und kostengünstige Lösung zu erreichen.
VORTEILE DER BELEGUNGSERFASSUNG
Auslastungsanalysen befähigen Unternehmen, Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsumgebung zu finden und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Eine umfassende Space-Management-Strategie ermöglicht es, die aktuellen Anforderungen an die Büroflächen zu ermitteln, den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren und Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit offenzulegen.
Wenn ein Unternehmen Einblick in die Belegungsdaten hat, kann es sehen, welche Flächen stark nachgefragt und welche selten genutzt werden. Durch die Kenntnis des Standortes von unterbeanspruchten Arbeitsplätzen kann festgestellt werden, ob die Flächen anderweitig genutzt werden sollten oder ob eine neue Arbeitsplatzgestaltung die Attraktivität für die Mitarbeiter erhöhen würde. Gleichzeitig verhindert das Belegungsmonitoring, dass zur Verfügung stehende Arbeitsplätze zu stark reduziert werden, wodurch die Produktivität und der Komfort der Mitarbeiter beeinträchtigt werden könnten.
Mitarbeitern gibt der Zugriff auf Belegungsdaten die Möglichkeit, jederzeit die von ihnen benötigten Ressourcen zu finden. Durch die Kombination von Daten aus mehreren Quellen – z.B. Kalenderbuchungen und Belegungssensoren – erhalten Unternehmen einen noch reichhaltigeren und realistischeren Überblick über die Nutzung ihrer Räumlichkeiten. Es kann z.B. bei abgesagten oder verschobenen Meetings das Risiko verringert werden, dass Besprechungsräume leer bleiben, da Echtzeitbelegungsdaten unbelegte Räume erkennen können, die im System als „reserviert“ markiert sind.
Die genaue Einsicht in die Raumnutzung kann darüber hinaus für eine belegungsorientierte Reinigung der Büroflächen genutzt werden. Das Belegungsmonitoring kann außerdem bei der Steuerung von bedarfsgerechten Anwendungen wie Smart Lighting und Smart Heating eine Rolle spielen. Es verhindert, dass Unternehmen unnötig Kosten für Beleuchtung, Heizung, Kühlung sowie Wartung und Reinigung von ungenutzten Räumen aufwenden.
HERAUSFORDERUNGEN
Bei der Planung der Implementierung eines Belegungsmonitoringsystems sind spezifische Einschränkungen und Anforderungen zu berücksichtigen, die bei der Installation verschiedener Sensoren beachtet werden sollten. Darüber hinaus können die Kosten je nach verwendetem System sehr unterschiedlich ausfallen. Eine unglückliche Wahl der Sensoren kann zu ungenauen Nutzungsdaten und/oder hohen Kosten führen.
Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre spezifischen Ziele und wie wir Sie bei der Auswahl der geeigneten Sensorik unterstützen können – sprechen Sie uns gerne an.
