Datenschutz ist ein zentrales Thema in den vielfältigen Anwendungen der Workplace Experience App. Im Folgenden Blogbeitrag wird erläutert, welche konkreten Verfahren und Maßnahmen innerhalb der Workplace Experience App implementiert sind, um die Daten der Nutzer im Einklang mit den geltenden Datenschutzrichtlinien bestmöglich zu schützen.
Workplace Experience App
Die Workplace Experience App ist eine mobile Anwendung, die Mitarbeitern an einer zentralen Stelle alle relevanten Informationen zu Ihrem Arbeitsalltag zur Verfügung stellt. Die App bietet eine Vielzahl von Funktionen wie beispielsweise Navigation und Indoor-Ortung, Raum- und Arbeitsplatzbuchung, Ticketing-Systeme und Kommunikationstools. Durch die Verwendung von Technologien wie Bluetooth Low Energy und Ultra-wideband ermöglicht die App eine präzise Lokalisierung und erleichtert so den Arbeitsalltag für Mitarbeiter und Besucher.
Questions & Answers
1. Wie werden persönliche Daten gehandhabt? Werden persönliche Daten gespeichert?
Die Workplace Experience App erhebt eigenständig keine personenbezogenen Daten. Die im Rahmen des Mitarbeiterlogins zur Nutzung der App notwendigen Daten wie Name, E-Mail-Adressen, Mitarbeiterbilder oder Abteilungen werden aus dem Active Directory des eigenen Unternehmens bezogen. Der Login erfolgt über den herkömmlichen Unternehmenslogin (Single-Sign-On) und ist durch die vom Unternehmen implementierten Sicherheitsmaßnahmen wie Multifaktor-Authentifizierung gesichert.
Um bestimmte Funktionen wie den Colleague Finder oder die Filtermöglichkeiten des Dining-Bereichs zu nutzen, muss der Benutzer aktiv der Generierung und Speicherung von Daten zustimmen. Der Colleague Finder ermöglicht beispielweise das Teilen der eigenen Arbeitsplatzbuchung oder des aktuellen Live-Standorts mit ausgewählten Personen auf Basis eines Opt-In Verfahrens. Hierbei wird lediglich die letzte Position (kein historischer Verlauf) bei aktiver Nutzung des Colleague Finders gespeichert. Bei Beendigung/Deaktivierung werden die Daten unmittelbar gelöscht.
Der geteilte Standort bzw. Arbeitsplatzbuchungen sind nur für die freigegebenen Personen sichtbar und auch im Backend nicht für Vorgesetzte o.ä. einsehbar. Sensible Bereiche wie bspw. Toiletten können ausgeschlossen werden, so dass in entsprechenden Arealen kein Aufenthalt angezeigt wird.
Nutzer können Speiseinformationen der Kantine anhand des eigenen Ernährungsstils sowie möglichen Unverträglichkeiten filtern. Um ein konsistentes Nutzererlebnis zu gewährleisten, werden die Filteroptionen im Bereich Dining nach Zustimmung gespeichert und anschließend an das Login des Benutzers geknüpft, um die entsprechenden Inhalte auf allen Plattformen wiederzugeben.
Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Abteilungszugehörigkeit vom Unternehmen selbst bereitgestellt werden und die Benutzer bei der Nutzung bestimmter Features auf die Generierung und Speicherung der Daten hingewiesen werden und diese eine aktive Zustimmung benötigen. Die Sicherheit und der Schutz der persönlichen Daten haben dabei höchste Priorität.
2. Wer kann welche Daten auswerten bzw. einsehen? Wer hat Zugriff auf die Daten?
Die Workplace Experience App erhebt keine personenbezogenen Nutzungsdaten der Anwender, die für Analysen herangezogen werden. Allgemeine Nutzungsinformationen zu Funktionen der Applikation können auf Wunsch ausgewertet, jedoch nicht mit einer Person in Zusammenhang gebracht werden.
Die auch in der Workplace Experience App bereitgestellten Auslastungsinformationen zu Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen oder Fokusbereichen werden über Infrastruktursensoren erfasst und erlauben keinen Personenbezug. Bereiche, in denen weniger als 5 Personen verzeichnet sind, werden nach der <5-Regelung nicht ausgewertet.
Sharing-Daten aus dem Colleague Finder sind ausschließlich für den Nutzer und von ihm freigegebene Personen für den Zeitraum der Freigabe sichtbar. Die Daten werden anschließend gelöscht und sind zu keinem Zeitpunkt für Dritte einsehbar.
3. Ist mein Smartphone durch installierte BLE Beacons ortbar?
Die Positionsbestimmung erfolgt clientseitig auf dem Smartphone, es sei denn, der Benutzer teilt aktiv Positionsinformationen mit Kollegen, die er hierfür freigegeben hat. In diesem Fall wird die letzte Position während der Freigabe serverseitig gespeichert. Die für die Positionsbestimmung eingesetzten infsoft Locator Beacons senden Signale aus, die auf dem Smartphone ausgewertet werden. Ebenfalls können Locator Beacons periodisch nach Asset-Tags in der Umgebung scannen (Ortung von mobilem Equipment, Inventarisierung), jedoch keine Bluetooth Signale von Mobiltelefonen erkennen oder diese orten.
4. Können Vorgesetzte mit Hilfe der Workplace Experience App die Aktivitäten der Mitarbeiter kontrollieren?
Die Workplace Experience App ermöglicht es Vorgesetzten nicht, die Arbeitsleistung oder den Aufenthalt von Mitarbeitern zu überwachen. Über die Sensoren zur Auslastungsanalyse ist ebenfalls keine Überprüfung einzelner Personen möglich, da keine Identifikation von Einzelpersonen erfolgt. Die eigene Position kann über den Colleague Finder zwar mit Vorgesetzten geteilt werden, diese ist jedoch auf den aktuellen Datensatz beschränkt und erlaubt keine Aufenthaltsverläufe. Die Funktion muss spezifisch aktiviert und für einzelne Personen freigegeben werden. Die Deaktivierung ist jederzeit möglich. Ebenfalls sind Bereiche wie Toiletten von der Positionsbestimmung und -weitergabe ausgeschlossen.
Für externe Dienstleister wie Reinigungsunternehmen stehen in der Applikation gesonderte Funktionen zur Verwaltung, beispielsweise bedarfsorientierter Reinigungsprozesse, zur Verfügung. In diesem Fall besteht ein berechtigtes Interesse an der Evaluation der Reinigungsservices und Leistungsfaktura. Reinigungsservices können über die Applikation ausgegeben und von der Reinigungskraft quittiert werden. Analysen zur Anzahl der zu reinigenden Bereiche in den verschiedenen Flächenkategorien, zeitlicher Aufwand und weitere Auswertungen sind möglich.
5. Werden Mitarbeiter durch Nutzung der Workplace Experience App gläsern?
Kurz und knapp: Nein. Die Applikation verwendet die vorhandenen Daten des Active Directory für die Identifikation in der App und gibt dem Nutzer die Kontrolle über sämtliche Daten, die im Falle der Nutzung von zusätzlichen Funktionen anfallen. Der Anwender hat zu jeder Zeit Kontrolle darüber, welche Daten mit wem geteilt werden und kann bspw. entsprechende Positionsfreigaben einfach und schnell widerrufen. Es finden keine personenbezogenen Auswertungen statt und Daten sind weder für Vorgesetzte noch weitere Dritte einsehbar. Die Prinzipien der Datensparsamkeit und Zweckbindung sind selbstverständlich Bestandteil der Anwendung.
Die Workplace Experience App ist ein nützliches Werkzeug, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, relevante Informationen für Mitarbeiter zentral zu bündeln und gleichzeitig den Datenschutz zu gewährleisten. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie jederzeit unsere Experten.
