Die zunehmende Transformation von klassischen Arbeitsplatzkonzepten hin zu Shared Desk Lösungen erfordert einen präzisen Überblick über verfügbare bzw. belegte Arbeitsplätze und Raumressourcen um eine optimale Auslastung zu gewährleisten. Mit einer Kombination aus passender Infrastruktur-Hardware und der infsoft Workplace Experience App können diese Konzepte einfach und problemlos umgesetzt werden.
AUF EINEN BLICK
- Statusinformation zu Arbeitsplatz- und Raumbelegung
- Auslastungsanalysen (historisch und Echtzeit)
- No-Show Release bei ausbleibender Nutzung von Räumen
PROBLEMSTELLUNG
Im Hinblick auf Shared Desk Lösungen ist es notwendig, Informationen über die Belegung der Arbeitsplätze zu erhalten, um Mitarbeitenden freie Plätze in Echtzeit aufzuzeigen und im Flächenmanagement über definierbare Zeiträume hinweg Nutzungen und Optimierungspotentiale zu bewerten. Die tatsächliche Auslastung und Nutzung weiterer Raumressourcen wie Konferenz- oder Fokusräume spielen ebenfalls eine große Rolle, wenn es darum geht, Büroflächen möglichst effizient zu nutzen. Ohne verlässliche Informationen in Echtzeit sowie historische Verläufe stehen Unternehmen vor dem Problem, ein flexibles, agiles und flächeneffizientes Gebäudekonzept nicht umsetzen zu können.
LÖSUNG
Desk Booking
Eine Kombination aus zwei wesentlichen Hardwarekomponenten und der Produkte infsoft Occupancy sowie infsoft Workplace Experience App ermöglicht den Mitarbeitern, freie Arbeitsplätze sowie Besprechungsräume zu finden. Über die Workplace Experience App steht dem Nutzer eine Übersicht über die aktuell verfügbaren oder belegten Arbeitsplätze bzw. Räume zur Verfügung. Ebenso kann eine freie Ressource direkt über die App reserviert und gebucht werden. Neben der übersichtlichen Darstellung für die Nutzer der Applikation bietet diese Lösung auch eine enorme Unterstützung für Entscheidungsträger wie der Geschäftsführung oder das Facility Management.
Neben der Erfassung der Anwesenheit von Personen mit Hilfe entsprechender Sensorik können auch Bluetooth-Geräte auf BLE-Basis oder WLAN-Geräte erfasst werden. Auf dieser Datenbasis, sowie den Informationen entsprechender Sensorik, können verschiedene Kennzahlen für das Flächenmanagement ermittelt werden, wie z.B. Peaks, Durchschnittszahlen oder Verteilungen über den Tagesverlauf. Über die LocAware platform® können sich Gebäudebetreiber viele verschiedene Informationen, Vergleiche und Leistungsdiagramme mit individuell voreingestellten Filtern anzeigen lassen. Beispielsweise zeigt eine Utilization Map ein Wärmebild der aktuellen (oder historischen) Belegung. Auch eine Gegenüberstellung von „People on Seat“ (tatsächliche Belegung von Räumen/Arbeitsplätzen mit Personen) und „Occupied Seats“ (Belegung von Räumen/Arbeitsplätzen mit Objekten, z.B. Tastaturen) liefert präzise Informationen über die Kapazität und Auslastung von Ressourcen. Die verschiedenen Diagramme und Berichte können auch exportiert und die verschiedenen Voreinstellungen gespeichert werden.
TECHNISCHE UMSETZUNG
Mit Hilfe der infsoft AI Occupancy Sensoren kann die Belegung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen präzise ermittelt werden. Die infsoft AI Occupancy Sensoren werden mittels Magnethalterungen an den Decken der auszuwertenden Büroflächen installiert. Die Sensoren verfügen neben einem PIR-Modul (Passiv-Infrarot-Sensor) über einen optischen Sensor, der in einem vordefinierten Zeitraum Aufnahmen auslöst. Diese Aufnahmen werden dann über einen infsoft Locator Node Dongle an die infsoft LocAware platform® gesendet und mit Hilfe von künstlicher Intelligenz analysiert und ausgewertet. Letztendlich wird nur das Ergebnis der Auswertung gespeichert, nicht die Aufnahme selbst. So kann z.B. durch passive Faktoren wie Laptops oder Tastaturen die Belegung eines Arbeitsplatzes festgestellt werden, ohne erforderliche physische Präsenz einer Person.
Die erfassten Daten werden dem Nutzer der Workplace Experience App anschließend aufbereitet zur Verfügung gestellt. So kann der Nutzer bei der Suche eines Arbeitsplatzes oder eines Konferenzraumes direkt sehen, ob diese frei oder belegt sind. Die Belegungsinformationen werden dem Nutzer durch eine einfache Ampel- oder Prozentanzeige vermittelt, um die aufbereiteten Daten möglichst einfach zu präsentieren.
