In modernen Arbeitsumgebungen, insbesondere auf großen Unternehmensarealen, wird eine nahtlose, digitale Arbeitsplatz-Erfahrung immer wichtiger. Was einst als Navigationslösung für Mitarbeiter und Besucher begann, hat sich zur umfassenden Workplace Experience App entwickelt.
Die Lösung vereint Terminplanung, Arbeitsplatz- und Raummanagement, Service-Ticketing und Mehrwertdienste rund um den Arbeitsalltag – gebündelt in einer intuitiven mobilen Anwendung.
AUF EINEN BLICK
- Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Schließfächern inkl. Assistenzfunktion
- Präzise Indoor- und Outdoornavigation in Echtzeit
- Automatisierte Auslastungsanalyse anhand Sensorik
- Integrierte Services wie beispielsweise Kantinenpläne und Mobilitätsangebote
PROBLEMSTELLUNG
Große Unternehmensstandorte stellen Mitarbeitende, Besucher und das Facility Management oft vor vielfältige Herausforderungen. Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkflächen und andere Ressourcen können häufig nicht effizient genutzt werden, da Echtzeitinformationen über ihre Verfügbarkeit fehlen oder schwer zugänglich sind. Hinzu kommt, dass auf weitläufigen Arealen auch die Orientierung gelegentlich herausfordernd ist. Serviceangebote wie Kantinenpläne, Shuttle-Services oder Raumreservierungen sind in der Regel dezentral organisiert und nicht in einem einheitlichen System gebündelt. Darüber hinaus mangelt es vielerorts an digitalen Werkzeugen, die den Arbeitsalltag ganzheitlich unterstützen, Prozesse automatisieren und die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen schaffen. Eine integrierte Lösung, die Navigation, Arbeitsplatzmanagement und Services intelligent miteinander verbindet, ist daher essenziell, um den modernen Anforderungen an Flexibilität, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit gerecht zu werden.
LÖSUNG
Die smarte Gesamtlösung vereint verschiedene Module zu einer intelligenten Plattform für moderne Arbeitsumgebungen. Ein integriertes Ressourcen- und Arbeitsplatzmanagement ermöglicht die einfache Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen oder Schließfächern. Verfügbarkeiten werden in Echtzeit über Sensordaten angezeigt und lassen sich nahtlos mit Kalendern und Raumbelegungssystemen synchronisieren. Eine Assistenzfunktion erlaubt zudem Buchungen im Namen anderer.
Eine präzise Navigation unterstützt die Orientierung auf dem Gelände, inklusive barrierefreier Routen. Nutzer sehen jederzeit ihre aktuelle Position, relevante Zielorte und nahegelegene Services.
Auch Mobilitätsbedarfe werden abgedeckt, Live-Informationen zu verfügbaren Parkplätzen und E-Ladestationen inklusive Reservierungsfunktion sowie Hinweise zu Shuttles, Fahrradstationen und dem ÖPNV unterstützen eine nachhaltige und effiziente Infrastruktur.
Für zusätzlichen Komfort im Arbeitsalltag sorgt die digitale Kantinenlösung mit interaktivem Speiseplan, praktischen Filterfunktionen (z. B. vegan oder glutenfrei), Vorbestelloption für Verpflegung während Besprechungen und mobiler Bezahlung. Eine Echtzeit-Anzeige der Auslastung unterstützt dabei, Stoßzeiten gezielt zu umgehen. Darüber hinaus fördert das System die interne Kommunikation und soziale Interaktion: Ein Colleague Finder zeigt den Standort von Kollegen auf Basis spezifischer Freigaben, ergänzt durch Teamübersichten und den jeweiligen Verfügbarkeitsstatus (Onsite oder Remote). Unternehmensnachrichten, Veranstaltungsbuchungen, Push-Mitteilungen sowie Onboarding-Funktionen stärken das Mitarbeitererlebnis.
TECHNISCHE UMSETZUNG
Für die Umsetzung ist lediglich eine geringe Anzahl an Hardwarekomponenten erforderlich. infsoft AI Occupancy Sensoren bzw. PIR/TOF Sensoren werden an den Decken der entsprechenden Räumen mit Hilfe einer Magnethalterung installiert. An zentralen Punkten können Gateways in Form von kompakten infsoft Locator Node Dongles einfach in die bestehende Infrastruktur, wie z. B. Access Points, integriert werden. Optional lassen sich infsoft E-Ink Displays zur Visualisierung, beispielsweise vor Türen, ergänzen. Dabei ist die Anzahl vom Bedarf und Anwendungsfall abhängig.
Die Belegungsdaten von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen oder anderen Flächen werden zuverlässig über infsoft AI Occupancy Sensoren sowie PIR/TOF Sensoren erfasst. Die ermittelten Informationen werden unmittelbar über einen infsoft Locator Node Dongle an die infsoft LocAware platform® übermittelt. Dort erfolgt die zentrale Verarbeitung, Analyse und Bereitstellung der Daten für nachgelagerte Systeme. Die in Echtzeit bereitgestellten Belegungsinformationen fließen direkt in die Workplace Experience App ein und ermöglichen eine dynamische Verwaltung und Buchung von Ressourcen – beispielsweise Arbeitsplätzen oder Schließfächern. Gleichzeitig lassen sich Belegungs- und Auslastungsinformationen visualisieren und nahtlos in bestehende Facility-Management-Prozesse, zum Beispiel in der bedarfsorientierten Reinigung, einbinden.
Zusätzlich werden die erfassten Informationen automatisiert auf infsoft E-Ink Displays angezeigt. Die batteriebetriebenen E-Paper-Anzeigen lassen sich nahtlos in das System einbinden und werden kontinuierlich mit aktuellen Daten bespielt. Dadurch stehen Nutzenden vor Ort stets die neuesten Informationen zur Verfügung – etwa zur Raumverfügbarkeit, Navigation oder Statusanzeige. Die Displays können sowohl zur Raumbeschilderung als auch zur Anzeige von aktuellen Auslastungsinformationen, zum Beispiel auf Floor Plans, eingesetzt werden. Die infsoft LocAware platform® bildet dabei die Basis der Lösung und ermöglicht eine effiziente, datengestützte Steuerung aller relevanten Prozesse. So entsteht eine skalierbare Systemarchitektur für moderne Arbeitsplatzumgebungen mit hoher Nutzerzufriedenheit und messbarer betrieblicher Effizienz.
Begleitend zum Use Case steht Ihnen eine Success Story zur Verfügung, die praxisnah zeigt, wie digitale Services und moderne Arbeitsplatzkonzepte effizient realisiert werden konnten.
