Auslastungsanalysen in Bürokomplexen tragen zu einer besseren Transparenz hinsichtlich der Belegung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen bei. Darüber hinaus liefern die Einblicke in die Belegungsdaten den Entscheidungsträgern eine Basis für Analysen und unternehmerische Entscheidungen. Durch die Integration der Daten in eine mobile App, profitieren auch die Mitarbeiter von der Lösung, da sich Suchzeiten nach einem freien Schreibtisch oder Raum reduzieren und Prozesse effizienter gestalten lassen. Zusammenfassend ermöglicht die Auslastungsanalyse die Optimierung der Flächennutzung im Büro.
Technologie und eingesetzte Hardware
Um Auslastungsanalysen in Büros zu realisieren, stehen unterschiedliche Technologien zur Auswahl. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Bluetooth Low Energy Beacons mit integriertem Bewegungssensor, welche an Bürostühlen befestigt werden. Der hochsensible Sensor des Beacons registriert Bewegungen und es lässt sich auf diese Weise feststellen, ob ein Stuhl zum aktuellen Zeitpunkt in Benutzung ist.
Auch Sensorsysteme von Drittanbietern wie etwa VergeSense oder XOVIS eignen sich zur Auslastungsanalyse. Die Sensoren sind an der Decke befestigt und decken gleichzeitig mehrere Arbeitsplätze ab. In einem Besprechungsraum werden je nach Größe ein oder mehrere Sensoren benötigt. Mit den Sensorsystemen kann neben der Anwesenheit von Mitarbeitern auch die passive Belegung von Arbeitsplätzen mittels smarter Objekterkennung bestimmt werden. Ein Arbeitsplatz gilt zum Beispiel auch dann als belegt, wenn eine Tasse, Jacke oder Tasche erkannt wird. Auch die Veränderung der Objektanordnung zwischen den Messintervallen ist ein Indiz für die Belegung. Über eine Schnittstelle können die Daten direkt in den infsoft Software Tools verarbeitet werden.
Optional ergänzen anonymisierte WLAN-Daten die Sensordaten und erlauben eine noch zuverlässigere Auslastungsanalyse. Als Datenquelle können in diesem Zusammenhang die anonymisierte Login-Daten aus Firmengeräten im WLAN dienen, die beispielsweise über die bestehende Cisco Access Point Infrastruktur bereitgestellt werden.
Softwarelösung und Produkt
Eine Auslastungsanalyse für Bürogebäude ist im Rahmen unseres Produktes infsoft Occupancy erhältlich. Das übersichtliche und personalisierbare Analytics Dashboard zeigt Echtzeit-Belegungen und die Auslastung einzelner Arbeitsplätze und Besprechungsräume im Zeitverlauf. Auch die Dauer und Frequenz der Belegung wird in Diagrammen und Tabellen dargestellt. Such-, Sortier- und Filterfunktionen verbessern die Benutzerfreundlichkeit noch weiter. Auf Basis der bereitgestellten Daten und damit verbundenen Verweildauern lassen sich des Weiteren Mobility Pattern mit assoziierten Arbeitsstilen erstellen.
Die Integration der Auslastungsanalyse in eine Workplace Experience App verschafft den Mitarbeitern stets eine Übersicht über die aktuelle Belegung einzelner Stockwerke, Räume und Arbeitsplätze. Auf diese Weise findet jeder Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Büro schnell einen freien Schreibtisch oder kann kurzfristig einen verfügbaren Besprechungsraum ausfindig machen und buchen. Da mittels der Auslastungsanalyse die tatsächliche Belegung eines Raumes bestimmt wird, können Besprechungsräume im Buchungssystem auch automatisch wieder freigegeben werden, sollte ein Termin früher als angesetzt enden.
Anwendungsfälle
Die Anwendung von Auslastungsanalysen im Büro ist sowohl für Entscheidungsträger als auch für Mitarbeiter sehr vorteilhaft. Erfahren Sie mehr über ausgewählte Anwendungsszenarien:
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